IDA assist – der KI-Assistent, der nur das weiß, was er wissen darf.
Verlässliche Antworten aus dem freigegebenen Wissen Ihrer Organisation – jederzeit erreichbar, dort wo Sie ohnehin arbeiten. Wir legen gerade die letzte Hand an.
Im kostenlosen Pilot: keine Einrichtungs- oder Lizenzkosten. API-Kosten werden 1:1 ohne Aufschlag weitergegeben.
Demo im Gespräch, ca. 20 Minuten.
Antworten, denen Sie vertrauen können
Kein Raten – IDA antwortet nur mit belastbarer Grundlage.
Sicher und in Ihrer Hand
Auf DSGVO ausgerichtet, Hosting in der EU, Ihre Daten bleiben getrennt.
Passt in Ihren Alltag
Erreichbar dort, wo Ihr Team und Ihre Kundschaft ohnehin sind.
Wo IDA assist typischerweise ansetzt.
Ein Träger betreibt oft mehrere Einrichtungen und Angebote – etwa Kitas, Beratungsstellen oder Pflege. Nach außen kommen immer wieder dieselben Fragen von Eltern, Klienten und Angehörigen: Zuständigkeiten, Öffnungs- und Schließzeiten, Beiträge, Anmeldung, wer wofür erreichbar ist. Nach innen suchen Mitarbeitende an verteilten Standorten dasselbe interne Wissen: geltende Regelungen, Abläufe, Ansprechpartner, wo welches Formular liegt. Ob das bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch.
Mitarbeitende fragen Kanzleiwissen zu Fristen, internen Abläufen oder Zugängen im Team-Chat ab, statt Kollegen zu unterbrechen. Antworten auf immer gleiche Fragen wandern durch mehrere Postfächer. Ob das bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch.
Wiederkehrende Fragen zu Leistungen, Erreichbarkeit und Terminen binden Zeit im Tagesgeschäft. Anfragen kommen über Telefon, Website und Nachrichten – die eigentliche Arbeit wartet. Ob das bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch.
Kundschaft stellt wiederkehrende Fragen zu Versand, Lieferzeiten, Rückgabe, Umtausch, Garantie und Zahlungsarten. Intern brauchen neue oder wechselnde Mitarbeitende denselben Stand zu Retouren- und Reklamationsablauf, Kulanzregeln und Zuständigkeiten. Auch Richtung Lieferanten und Einkauf tauchen immer wieder dieselben Fragen zu Konditionen, Lieferwegen, Ansprechpartnern und internen Vorgaben auf. Es geht dabei um Wissen und Abläufe, nicht um Live-Daten aus Shop- oder Bestellsystemen. Ob das bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch.
Vorhandenes Wissen genügt als Ausgangspunkt.
IDA assist arbeitet mit dem Wissen, das in Ihrer Organisation ohnehin schon existiert. Sie müssen nichts neu aufschreiben. In der Praxis geht es meist um:
- bestehende Dokumente und Merkblätter,
- eine gepflegte FAQ,
- im Postfach markierte E-Mails, die typische Antworten enthalten,
- Inhalte der eigenen Website.
Was davon in welchem Umfang sinnvoll ist, klären wir im Gespräch.
Was passiert, wenn der Bot etwas nicht weiß.
IDA assist antwortet ausschließlich aus dem hinterlegten Wissen Ihrer Organisation. Steht dort nichts, sagt der Assistent das offen und gibt an einen Menschen weiter – statt eine Antwort zu erfinden.
Antworten weisen die Quelle aus, aus der sie stammen. So bleibt nachvollziehbar, worauf eine Auskunft beruht.
Wissen ist in Sichtbarkeitsstufen abgelegt.
Inhalte werden in Stufen geführt – öffentlich, intern und vertraulich. Ein öffentlicher Bot für Eltern, Kundschaft oder Gäste erreicht interne oder vertrauliche Inhalte nicht.
Verschiedene Bereiche einer Organisation (zum Beispiel Personal oder IT) können eigene Wissenssichten und eigene Ansprechpartner erhalten. Wer welche Frage stellen darf, entscheiden Sie.
Er setzt sich in Ihre Arbeitsumgebung – statt daneben.
IDA assist wird dort erreichbar, wo Ihr Team und Ihre Kundschaft ohnehin arbeiten. Ein weiteres Programm zu lernen, ist nicht nötig.
- Microsoft Teams, Mattermost, Website-Widget
- Ticketsysteme Zammad und OTRS
- Wissensübernahme aus Outlook / Microsoft 365 (markierte E-Mails)
- Übernahme von Inhalten der eigenen Website
- weitere Ticketsysteme und Chat-Plattformen
- E-Mail-Anbindung
- Fachanwendungen
Weitere Anbindungen prüfen wir im Einzelfall – fragen Sie einfach an.
Wahl des Sprachmodells: Claude ist der Standard. Andere Anbieter sind auf Kundenwunsch wählbar – Sie sind nicht an ein bestimmtes Modell gebunden.
Kein Datensilo: das eingepflegte Wissen bleibt exportierbar. Wenn Sie irgendwann anders entscheiden, nehmen Sie Ihr Wissen mit.
Für Fachanwendungen (z. B. Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware) prüfen wir im Einzelfall das Lesen von Daten und das Erzeugen von Entwürfen. Ein automatisches Zurückschreiben oder Buchen in Fremdsysteme ist ausdrücklich kein Standardprodukt.
Was IDA assist bewusst nicht ist.
- Keine Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung.
- Erzeugte Schreiben und Dokumente sind immer Entwürfe und werden von einem Menschen freigegeben, bevor sie herausgehen.
- Kein automatisches Buchen oder Zurückschreiben in andere Systeme.
- Kein Ersatz für Fachpersonal, sondern Entlastung bei Wiederholfragen.
Was in Ihrem Fall sinnvoll ist, klären wir im Gespräch.
Vier Schritte, ohne Zeitdruck.
Gespräch
Wir besprechen Ausgangslage, gewünschten Kanal und die typischen Fragen, um die es geht.
Wissen sichten
Wir schauen gemeinsam, was an Wissen vorhanden ist – und was gegebenenfalls fehlt.
Testbetrieb
Start in einem Kanal mit einem klar begrenzten Themenbereich, damit Nutzen und Grenzen sichtbar werden.
Bewertung
Gemeinsame Auswertung und Entscheidung, ob und wie es weitergeht.
Im kostenlosen Pilot fallen keine Einrichtungs- oder Lizenzkosten an. Weitergegeben werden ausschließlich die tatsächlich entstehenden API-Kosten – 1:1 und ohne Aufschlag.
Häufige Fragen.
Wo liegen unsere Daten?
Der Betrieb erfolgt auf einem eigenen Server bei Microsoft Azure in der Region EU. Wir arbeiten auf DSGVO ausgerichtet. Zertifizierungen und Compliance-Nachweise (z. B. ISO 27001) betreffen ausschließlich das Rechenzentrum des Anbieters und werden IDA Systems selbst nicht zugeschrieben.
Wer sieht welches Wissen?
Wissen wird in Sichtbarkeitsstufen abgelegt – öffentlich, intern und vertraulich. Ein öffentlicher Bot für Eltern oder Gäste erreicht interne oder vertrauliche Inhalte nicht. Verschiedene Bereiche können eigene Wissenssichten und eigene Ansprechpartner erhalten.
Welches Sprachmodell wird verwendet?
Claude ist der Standard. Andere Anbieter sind auf Kundenwunsch wählbar; wir binden Sie nicht an ein bestimmtes Modell.
Was, wenn der Bot etwas nicht weiß?
Dann sagt er das offen und gibt an einen Menschen weiter, statt eine Antwort zu erfinden. Antworten weisen die Quelle aus, aus der sie stammen.
Lässt sich das in unser Ticketsystem einbinden?
Heute im Einsatz sind unter anderem Zammad und OTRS sowie Microsoft Teams, Mattermost und ein Website-Widget. Weitere Anbindungen prüfen wir im Einzelfall – fragen Sie einfach an.
Was passiert mit unserem Wissen, wenn wir aufhören?
Das eingepflegte Wissen bleibt exportierbar. Es entsteht kein Datensilo bei uns.
Was kostet es nach dem Pilot?
Das hängt von Umfang, Kanälen und Nutzung ab. Wir rechnen es im Gespräch anhand Ihrer Zahlen durch.
Wer hinter IDA assist steht.
IDA Systems entwickelt webbasierte Fachsoftware – heute die IDA-Plattform, in der über zwei Jahrzehnte Branchenerfahrung mit moderner Technologie zusammenkommen. Im Mittelpunkt stehen Fachnähe, klare Prozesse und eine Oberfläche, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
Sitz der IDA Systems GmbH ist Oberbayern, Geschäftsführer ist Sven Buchner. Pilotpartner für IDA assist kommen aktuell aus Sozialwirtschaft und Steuerberatung.
Wenn das nach Ihrem Fall klingt: melden Sie sich.
Ein paar Zeilen genügen. Wir melden uns persönlich zurück. Die Plätze im Pilotprogramm sind begrenzt – sollte in Ihrer Branche bereits ein Platz belegt sein, sagen wir das offen.